Budget restreint VS envie de bien faire : le blues des office managers

Rôle clé pour l’entreprise, l’office manager gère l’aspect organisationnel de la structure et fait office de coordinateur entre les différents services. Pourtant, le métier est loin d’être de tout repos : devant la multiplicité des tâches à gérer et le manque de moyens, l’office manager doit faire preuve d’inventivité pour mener à bien les projets de l’entreprise. Zoom sur les difficultés de ce poste essentiel mais peu valorisé.

Office manager : un poste clé

L’office manager intervient sur plusieurs domaines de l’entreprise. Multi-tâches, il assure généralement les fonctions suivantes :

• Veiller à la Qualité de Vie au Travail ;

• Alimenter la culture d’entreprise ;

• Coordonner le lien entre dirigeants et collaborateurs ;

• Gérer la partie administrative ;

• Superviser les tâches quotidiennes.

Par son rôle transversal, l’office manager est confronté chaque jour à de nouveaux défis très différents. Il doit ainsi être en mesure de gérer avec la même efficacité la préparation d’un bilan comptable que celle d’un apéro mensuel.

Manque de temps, manque de reconnaissance et manque de budget : les Office Managers à la peine

Bien que l’office manager occupe un poste charnière pour l’entreprise, le manque de reconnaissance, la multiplicité des tâches et les restrictions budgétaires complexifient son travail.

Un manque de reconnaissance global

Multi-tâches, tout le monde connaît l’office manager mais cela ne remplace pas une reconnaissance concrète de ses capacités : souvent mal payé, il n’occupe pas non plus de fonctions hiérarchiques. De plus, sa position peut connaître une certaine instabilité si un responsable RH est recruté. Lire aussi : Office manager : un poste charnière mais mal reconnu

Une course contre la montre

Le manque de temps, voilà la principale douleur de l’office manager. Constamment sollicité, il doit gérer à la fois des tâches régulières, comme la gestion administrative de l’entreprise, et jongler avec les imprévus. De fait, il n’a jamais suffisamment de temps pour tout et doit prioriser.

Un budget limité qui ne permet pas de montrer ses compétences

Personne souvent empathique, l’office manager a réellement envie d’améliorer le quotidien des collaborateurs. Mais la réalité économique de l’entreprise lui permet rarement de mettre en place les projets qui lui tiennent à cœur. Encore une fois, il faut savoir s’adapter.

Quelles solutions l’office manager peut-il mettre en place pour pallier ces difficultés ?

L’enjeu pour les office managers consiste donc à trouver des solutions abordables en termes de coûts mais qui leur permettent aussi de gagner du temps.

Favoriser la QVT : c’est possible, même pour les petits budgets !

Améliorer la QVT est nécessaire pour que les collaborateurs soient plus heureux et donc plus productifs dans leur travail. Et cela ne demande pas forcément un budget très important…Voilà quelques idées d’améliorations de la QVT à moindres coûts :

• L’aménagement des bureaux: réagencer l’espace, prévoir des lieux « calmes » ou encore garantir une autonomie à chaque salarié peut contribuer à améliorer la QVT et donc la performance des salariés.

• Gamification: adapter les mécanismes du jeu aux domaines de l’entreprise, dans le cadre de formations ou de réunions par exemple, peut aider à favoriser la communication entre les collaborateurs et donc leur bien-être au travail.

• Team-building: bien connu des entreprises, ce dispositif n’est pas forcément quelque chose de très coûteux pour la structure. Par exemple, des Olympiades organisées dans les locaux de l’entreprise peuvent très bien suffire à insuffler davantage de cohésion de groupe !

Lire aussi : Comment convaincre son boss de mettre en place des mesures QVT ? 

Utiliser les bons outils digitaux

Tous les outils digitaux ne sont pas forcément de bons investissements pour les entreprises. Mais certains peuvent s’avérer être des apports rentables qui améliorent l’organisation et la collaboration entre les membres d’une même structure. Par exemple, les outils de tâches ou de gestion de projet sont généralement peu coûteux mais peuvent favoriser le dialogue entre les équipes et permettre de gagner du temps.

Mettre en place des services vraiment appréciés par les salariés

En tant qu’office manager, le plus important c’est surtout de mettre en place des services qui répondent réellement aux besoins de vos salariés. Horaires flexibles, RSE, mobilités…A vous d’identifier les attentes de vos collaborateurs. Lire aussi : Flexibilité, mobilité, parentalité… Les nouvelles attentes des salariés en 2023 Une étude de l’Insee a récemment montré qu’une des priorités des salariés-parents est de pouvoir conjuguer vie personnelle et vie professionnelle. Pourtant, ils sont 61% à rencontrer des difficultés pour y parvenir. Afin de soutenir les parents-salariés, une entreprise peut mettre en place un dispositif de crèche inter-entreprises permettant d’alléger leur charge mentale. De plus, grâce au CIF et à l’IS, l’Etat rembourse entre 50 et 78% du coût d’une place en crèche, ce qui en fait un dispositif peu onéreux pour les entreprises.   Choisir ma Crèche aide les entreprises à réserver des places en crèches pour les enfants de leurs salariés grâce à son réseau de 3500 crèches partenaires. Cette solution souple, sans minimum de réservation ni durée d’engagement, permet de concilier les besoins de l’entreprise et ceux du parent-salarié. Choisir ma Crèche, c’est une solution rentable et efficace pour soulager vos collaborateurs et consolider votre rôle d’office manager.