Office manager : un poste charnière mais mal reconnu

Le poste d’Office Manager a considérablement évolué ces dernières années, y compris en raison de la crise sanitaire. Les Office Managers ont en effet dû faire preuve d’une grande adaptabilité mais ils peuvent désormais se réjouir d’avoir retrouvé le chemin des bureaux en mode hybride !

Au-delà de cet élément contextuel, ce métier est souvent méconnu voire même déprécié. Avec des tâches multiples et très variées, ce poste est souvent assimilé à un poste de secrétaire ou d’assistant alors que c’est véritablement un poste charnière au sein d’une entreprise. Nous vous donnons quelques astuces pour valoriser votre métier et votre position au sein de votre entreprise.

Office manager : un métier clé pour les entreprises

L’office manager tient un rôle très polyvalent au sein d’une entreprise. Sans revendiquer la moindre expertise, il peut être amené à gérer l’administratif, les ressources humaines, les services généraux, la comptabilité, le juridique… Ses tâches et ses fonctions peuvent varier du tout au tout d’une entreprise à l’autre. Son rôle est d’être l’interface entre la direction et les employés, mais aussi entre l’entreprise et l’extérieur.

Ce métier impacte directement les résultats de l’entreprise. En effet, le champ d’actions d’un office manager se trouve souvent au cœur de nombreux enjeux : rentabilité et organisation de l’entreprise, bien-être des salariés, écoresponsabilité mais aussi digitalisation des processus. Il peut également être amené à intervenir lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur afin de lui présenter l’entreprise, ses process mais aussi le fonctionnement des différents outils. Il s’assure alors que son intégration soit la plus aisée possible.

Un office manager est un rouage essentiel de l’entreprise. Son métier est étroitement lié à l’évolution du contexte entrepreneurial et nécessite une adaptation permanente pour anticiper les enjeux à venir pour son entreprise. Il doit pouvoir faire preuve d’organisation, de créativité et d’autonomie mais aussi avoir de solides capacités relationnelles.

Offices managers, pour être reconnus : positionnez-vous !

L’office manager cherche des solutions à apporter à ses collaborateurs pour améliorer leur confort et rendre leur vie plus facile. Il en fait part ensuite au CEO pour qu’il tranche et décide s’il souhaite dédier du budget aux propositions qui lui sont faites.

De manière plus globale, la mission principale d’un office manager est d’agir sur le bien-être au travail des collaborateurs afin d’améliorer leurs performances. C’est un point crucial qu’une entreprise ne doit pas négliger car il a un impact direct sur la productivité de l’entreprise.

Pour bénéficier de la reconnaissance de son employeur, mais aussi de ses collègues, l’office manager ne doit pas hésiter à se positionner. Il doit oser proposer et défendre des projets qui peuvent bénéficier à l’entreprise que ce soit en termes de temps, d’argent, de qualité de vie au travail ou de fidélisation. C’est en voyant les résultats obtenus que les collaborateurs et l’employeur comprendront l’importance de sa position.

Office manager : 6 actions à déployer pour être reconnu

Pour améliorer la qualité de vie au travail et le quotidien des salariés, un office manager dispose de plusieurs actions ou dispositifs qu’il peut proposer à sa direction de mettre en place.

1. Il peut prendre en charge la gestion des services généraux: courrier, commandes de fournitures administratives ou de mobilier, gestion des archives… Ce sont autant de tâches plutôt rébarbatives que les employés n’auront pas à effectuer eux-mêmes et qu’ils seront soulagés de confier à l’office manager.
2. L’office manager peut également être force de proposition sur les thématiques environnementales et proposer à sa direction d’accompagner les collaborateurs dans la transition écologique de l’entreprise : mise en place du tri sélectif, meilleure gestion des sources d’énergie, recyclage de certaines ressources… Cette démarche inclut également d’optimiser les transports des salariés vers leur lieu de travail en les incitant à prendre les transports en commun ou à faire du covoiturage quand cela est possible.
3. Il peut également agir sur la cohésion et l’esprit d’équipe des collaborateurs en leur proposant des événements tels que des journées incentives et teambuilding ou des after-works. Cela leur permet de créer du lien entre eux mais aussi de renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
4. Une action sur la montée en compétences des salariés est un autre levier à la disposition de l’office manager pour améliorer leur bien-être. Il peut ainsi proposer des séminaires ou des formations spécifiques aux métiers de l’entreprise.
5. Il peut également proposer l’adoption de nouveaux outils de travail ou de gestion qui simplifieront le quotidien des collaborateurs et leur feront gagner en efficacité. Il peut s’agir d’un logiciel permettant de gérer les congés payés, d’un outil pour fluidifier la communication entre les équipes ou encore d’un outil de gestion de projet…
6. Enfin, il peut proposer de mettre en place un dispositif de garde pour les enfants des collaborateurs, tel que la crèche inter-entreprises. Il s’agit de crèches privées dont les places sont réservées par l’employeur. C’est une solution gagnant-gagnant pour l’entreprise et le salarié qui en bénéficie. L’entreprise libère en effet le parent-salarié du casse-tête de la recherche d’un mode de garde. Le collaborateur revient alors travailler plus rapidement et plus sereinement : il se montre ainsi plus productif, davantage investi dans ses missions et reconnaissant envers son employeur.

Pour aider les entreprises à réserver des places en crèche pour leurs salariés, Choisir Ma Crèche propose une solution clé en main, sans surcharge administrative pour les RH. Choisir Ma Crèche intervient partout en France, en fonction des besoins de l’entreprise et des parents. Une fois que la famille a validé la crèche (après l’avoir visitée), les équipes de Choisir Ma Crèche transmettent le contrat à l’Office manager : l’entreprise n’a plus qu’à signer !

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