Arrêt maladie, congé maternité : comment gérer l’absence d’un collaborateur clé et préparer son retour ?

Arrêt maladie, congé maternité ou mise en disponibilité, de nombreux motifs peuvent conduire l’un de vos collaborateurs à s’absenter de son poste durant une longue période. Quelle que soit la raison de cette absence, le départ et le retour dudit collaborateur sont des moments clés qu’il convient de bien préparer. Le manque d’anticipation peut en effet avoir des impacts négatifs, tant sur son implication dans l’entreprise que sur la cohésion de son équipe. Alors, pour éviter que l’absence d’un de vos collaborateurs ne crée de rupture au sein de votre entreprise, voici quelques conseils pour bien gérer son départ et préparer son retour !

Impliquer le collaborateur dans la préparation de son absence

Afin d’éviter toute rupture dans la gestion des projets importants ou dans l’organisation des équipes, il est important d’impliquer le collaborateur dans la préparation de son absence. Lorsque la nature de l’absence le permet, veillez donc à anticiper le départ de votre collaborateur. En plus d’assurer la continuité de son travail, cela permettra de réduire son sentiment de culpabilité.

Pour bien gérer l’absence longue durée de votre collaborateur, veillez donc à organiser avec lui la transmission de ses dossiers en cours. Afin de fluidifier le passage de témoin, n’hésitez pas non plus à l’impliquer dans le recrutement et la formation de son remplaçant. Enfin, préparez son départ de manière conviviale : organisez par exemple un repas d’équipe ou un pot de départ, lorsque c’est possible.

Maintenir un contact pendant son absence

Lorsque le contexte le permet et avec son accord, prenez soin d’entretenir un contact avec votre collaborateur pendant son absence. Tenez-le par exemple informé des changements importants : avancée des projets, recrutements, réorganisations… Vous pouvez également prendre de ses nouvelles et marquer les moments forts de son absence. Dans le cas d’un congé maternité, envoyez par exemple une carte au moment de la naissance de l’enfant.

Maintenir un contact avec votre collaborateur pendant son absence vous permet de préserver son sentiment d’appartenance. Il est en effet primordial que votre collaborateur sente qu’il fait toujours partie de l’entreprise et que son rôle y est important. L’objectif est ainsi d’éviter toute rupture du lien entre le collaborateur absent et l’entreprise.

Préparer le retour au travail de votre collaborateur

Durant une longue absence, il y a fort à parier que plusieurs changements interviennent au sein de l’entreprise : clients, équipes, locaux… Même si votre collaborateur connaît bien l’entreprise, il lui faudra donc s’acclimater à nouveau à son environnement de travail. Afin que la reprise se déroule de la manière la plus sereine et la plus fluide possible, informez donc votre collaborateur, avant son retour, des changements qui ont eu lieu.  Vous pouvez notamment préparer des documents à lui transmettre pour qu’il soit à jour lors de sa reprise : comptes rendus de réunions clés, synthèses de dossiers importants, nouveau règlement de l’entreprise… Aussi, n’hésitez pas à téléphoner à votre collaborateur avant sa reprise, afin de lui montrer que son retour est attendu. Ce coup de fil sera également l’occasion d’évaluer son état d’esprit et de planifier son entretien professionnel de retour.

Planifier un entretien de reprise d’activité

L’entretien de reprise d’activité est un élément incontournable du retour au travail d’un collaborateur après une longue absence. Le Code du travail stipule en effet que l’employeur doit conduire un entretien de reprise auprès de ses collaborateurs ayant été absents pendant une longue durée.

L’objectif de cet entretien est de faciliter la réintégration de votre collaborateur. Il ne s’agit pas d’une évaluation mais bien d’un moment consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle. Cet entretien est donc un moment privilégié avec votre collaborateur, au cours duquel vous pourrez évoquer son parcours professionnel, ses missions au sein de l’entreprise, ses aspirations, ses potentiels besoins de formation…

Accompagner votre collaborateur sur le long terme

Pour une réintégration réussie, il convient d’accompagner votre collaborateur sur le long terme. En effet, rien ne sert d’être aux petits soins lors de sa première semaine de reprise, si vous le délaissez dès que son entretien de reprise d’activité est terminé. Aussi, veillez à planifier régulièrement des réunions de suivi afin de vous assurer de sa bonne réintégration. Il peut également être bienvenu de garder quelques temps le collaborateur concerné et son remplaçant sur le même poste, afin de faciliter la passation des informations.

Certains dispositifs permanents peuvent ensuite être mis en place de sorte que les collaborateurs se sentent épanouis dans l’entreprise et impliqués dans une dynamique d’équipe. Ainsi, plusieurs solutions s’offrent à vous, en fonction du motif de l’absence de votre collaborateur :

• Congé maladie : optimiser les postes de travail, favoriser les temps de sieste, proposer une activité sportive… ;
• Congé maternité : faire venir un intervenant bien-être (experts en parentalité, conférence sur le sommeil, sophrologue), ou mieux encore : proposer un mode de garde d’enfants.

Dans le cas d’un retour de congé maternité, un accompagnement plus complet peut en effet être nécessaire, pour une réintégration réussie. De fait, l’arrivée d’un enfant vient bouleverser la vie personnelle d’un salarié, ce qui a forcément un impact sur sa vie professionnelle : retards liés à des difficultés d’organisation, imprévus personnels qui viennent perturber la journée de travail, absences en raison d’un mode de garde non fiable… Dès lors, proposer un dispositif de réservation de places en crèche à ses salariés apparait comme une solution intéressante pour faciliter le retour au travail des jeunes parents. Soulager les parents salariés de cette charge mentale leur permettra en effet de reprendre le travail en toute sérénité.

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