Non, les Offices managers ne sont pas de « simples assistant.e.s » !

Véritable pont entre les équipes terrain et le CEO, l’Office manager veille à la coordination et la qualité de vie des salariés dans l’entreprise. Il évolue dans des PME voire des TPE et occupe un rôle polyvalent. Souvent confondu avec les assistants de direction et les Happiness manager, l’Office manager a des responsabilités plus étendues et plus stratégiques. En bref, l’office manager c’est le chef d’orchestre de la vie de l’entreprise ! Malgré cette position centrale, le rôle des Office managers est souvent mal compris, quand la fonction n’est pas carrément dénigrée. Il est temps de lever le voile sur la réalité de ce métier et d’en finir avec les clichés !

Office manager, une fonction encore méconnue

L’Office manager a bien des casquettes. Chef de projet, RH, communicant voire parfois un peu comptable… ses missions sont transversales. Si, pour le grand public, il est celui qui organise les événements dans l’entreprise, ce n’est que la petite partie émergée de l’iceberg.

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Voici quelques exemples de mission – variant selon la taille, le secteur de l’entreprise et la séniorité – qu’un Office manager peut avoir :

• S’occuper des ressources humaines: gestion du personnel, suivi administratif (congés payés, congés maternité, absence, recrutement), passerelle avec les services comptables pour la gestion des paies, gestion des formations
• Manager ou coordonner les équipes
• Superviser les services généraux: suivi des commandes et des factures, gestion des fournisseurs/prestataires
• Mettre en place des actions marketing et de communication internes et externes
• Piloter les événements: chefferie de projet allant des réservations des hébergements à la création de la fiche de route, en passant par le choix des prestataires
• Gérer l’assistanat du CEO: traitement de l’agenda, gestion du courrier, téléphone…
• S’occuper de la comptabilité… et même faire du contrôle de gestion !

En bref, l’Office manager est le couteau-suisse de l’entreprise qui sait jongler entre les différents projets et les différents interlocuteurs.

Office manager, le garant essentiel de la QVT

Sur les enjeux de QVT (qualité de vie au travail), l’Office manager partage des missions similaires à celles de l’Happiness officer. Facilitateur du quotidien, il veille à décharger les salariés de tout ce qui pourrait nuire à leur performance, et s’assure de leur épanouissement dans l’entreprise. Pour mesurer l’impact de son travail sur l’entreprise, il faut diriger son œil vers certains KPI :

• le taux de turn-over
• la fidélisation des salariés
• une marque employeur reconnue
• le nombre d’arrêts de travail (surtout pour burn-out)

Autant d’indicateurs qui montrent que le bien-être au travail n’est pas incompatible avec la performance, bien au contraire.  Pour mener à bien ses missions, l’Office manager doit savoir faire preuve d’ouverture d’esprit et être créatif dans ce qu’il propose au quotidien.

Les Office managers le savent mieux que personne : l’attractivité d’une entreprise passe par les actions qu’elle met en place au profit de ses salariés. Quelques exemples de missions liées à la QVT que peut mettre en place l’Office manager :

• développer les formations internes ;
• mettre en place des dispositifs d’aides financières pour l’achat de vélo ;
• faire intervenir des ergothérapeutes dans les bureaux ;
• approvisionner les bureaux en fruits ;
• proposer des solutions de modes de garde pour les salariés parents

Office manager : un allié pour les salariés parents

De par leur rôle dans la qualité de vie au travail, les Office managers sont aux premières loges des mesures pouvant être mises en place pour accompagner la parentalité en entreprise.
Dans une approche globale de bien-être au travail, offrir des solutions de garde constitue en effet un excellent moyen de fidéliser ses salariés et de recruter de nouveaux talents. L’image de marque est renforcée par cette démarche sociale. De plus, il n’est pas dans l’intérêt de l’entreprise de se passer d’un salarié – surtout s’il est bon – qui ne peut pas faire garder son enfant. A titre d’exemple, un collaborateur qui rentre de congé parental mais n’a pas trouvé de solution de garde obligera l’entreprise à prolonger son remplaçant et donc à payer deux fois plus.

Pour proposer des solutions de garde, l’Office manager peut alors nouer un partenariat avec des agences d’aides à domicile, se tourner vers la création de crèche d’entreprise, ou encore vers le financement de places en crèche inter-entreprises.

Les avantages de passer par une crèche inter-entreprises

Pour l’entreprise, les avantages sont multiples. Du côté de la rentabilité, le recours à un dispositif de crèche inter-entreprise se traduit par une baisse de l’absentéisme liée aux problèmes de garde, et un meilleur engagement des salariés qui se sentent soutenus et reconnus dans leur nouvelle vie de parents. Sur le plan fiscal, les entreprises peuvent récupérer jusqu’à 75 % de la somme avancée sous forme d’avantages fiscaux qui se traduisent par :

• un Crédit Impôt Famille à hauteur de 50 % de la dépense,
• une déduction d’impôt sur les société,
• un reste à charge de 25%,
• une note sur la fiscalité du dispositif.

Retrouvez l’ensemble de ces avantages fiscaux dans notre article dédié : Coût de la réservation de place en crèche pour l’entreprise

Chez Choisir Ma Crèche, nous savons que les Office manager doivent jongler entre 1000 projets et missions au cours de leurs journées. C’est pourquoi nos équipes vous accompagnent dans votre projet de financement de places en crèches, en s’occupant de toute la partie administrative. Sans minimum de réservation, sans durée d’engagement, la solution Choisir Ma Crèche est adaptée aux besoins de l’entreprise avec un interlocuteur unique, tant pour les familles que l’entreprise. Vous réfléchissez à instaurer une solution de garde dans votre entreprise ? Discutons-en !